Időrabló: Demmler Blog

 Javaslatok a múlt héthez

A múlt héten végre- ritka alkalom- Dénesnek sikerült egy jó értekezletet tartania.

Azért lett sikeres, mert kis csoportokkal dolgozott. A kis csoportok hatékonyabban dolgoznak a nagynál, sok kis csoport pedig sokszorozza a hatékonyságot.

Moderációs összegzés

Az elmúlt néhány hétben sok kis történetet írtam az értekezletek levezetéséről. Most nem lesz történet, csak néhány javaslatot írok. Ha értekezletet kell tartanod és nem tudod, hogy csináld, remélem, használni tudod a most következő gondolatokat.

Mik tehát a legfontosabb tennivalók?

Előkészületek: ha nem készülsz fel alaposan, valószínűleg ritkán sikerül elérned, amit akarsz.

A felkészülés legfontosabb elemei:

Határozd meg a célt

- A cél iránymutatást ad és segíti a résztvevőt az események megértésében.

- Konkrét célt határozz meg. Olyat, amit az értekezlet végén ellenőrizhetsz: elérted-e?

Témalista

- A fő témák, sorrendbe szedve, amik segítik a cél elérését.

Résztvevők

- Gondold végig, kinek és meddig szükséges a jelenléte.

Forgatókönyv

- Alkotó technikák, módszerek

- Levezetés

- Technikai eszközök

- Lépések

- Témánként pontos konkrét időbeosztással, sokkal jobban kedvelnek, ha időben befejezed.

Meghívó

- A meghívót kapják először, ennek alapján jó kedvvel is jöhetnek, vagy éppen emiatt nem is jönnek el.

Hasznos útmutató lehet és alap a felkészülésükhöz.

Az értekezlet levezetése

Ha egyszer már eljöttek a kollégák, fontos, hogy a lehető leghatékonyabban dolgozzanak. Sokféle módszert használhatunk: beszámolókör, brainstorming, szavazás, pro-kontra érvelés és így tovább.

Mindnek megvan a saját levezetési módja és a maga haszna, és változatossá tehetik a munkát.

Ugyanolyan fontos, hogy hogyan moderáljuk munkatársainkat. Ha elkerüljük a félbeszakításokat, a hosszú monológokat és a felesleges vitákat, akkor kellemes maradhat a légkör és a munka is sikeresebb, hatékonyabb lesz.

Jövő héten a moderációs technikákrol írunk.

 A múlt héten

Dénes megpróbálkozott a szavazással, de az eredményt igazságtalannak érezte. Érdemes  leíratni a szavazatokat és utána összegyűjteni a papírokat. Így igazságos lehet az eredmény, elkerülhető, hogy egyik vagy másik kolléga túlzottan befolyásolja a végeredményt.

Dénes hibája az volt, hogy nem moderálta a hozzászólásokat, aminek híján a munka hosszúvá és konfliktusokkal telivé válik.

Hogy mindez elkerülhető legyen: határozd meg a hozzászólások sorrendjét és állítsd le azokat, akik félbeszakítják a másikat.

Ilyenkor érdemes figyelmeztetni a fközbevágót és elmondani neki, hogy mikor kerül majd rá a sor.  Ha az érintett tudja, hogy szót fog kapni és azt is, hogy mikor, sokkal kevésbé követi el újra a hibát.

Teremtsd meg a felkészülés lehetőségét már az értekezlet előtt és adj felkészülési időt a helyszínen is! Így jóval lényegre törőbb hozzászólásokat kapsz és ezzel időt is megtakaríthatsz.

Határozd meg, hogy mennyi ideig tarthatnak a hozzászólások. Ha van mindenkire érvényes korlát, a résztvevők érdeke azt be is tartani.

 Ezen a héten

Dénes úgy döntött, hogy a múlt héten kiválasztott két ötletet ki is fogják dolgozni. Hat jelenlévő kollégáját két, három fős csoportra osztotta saját témaválasztásuk alapján, ő maga pedig a moderátori szerepet választotta.

Az egyik csoport annak kidolgozását kapta feladatul, hogy a Facebook hogyan használható fel új ügyfelek megszerzésében, a másik pedig azt, hogy a jelenlegi partnereknél mivel növelhető az árbevétel.

Dénes 30 percet adott a csoportoknak felkészüléshez, amely után majd prezentálják az eredményt.  A két kis társaság tagjai összeültek, hogy mindenki elmondhassa gondolatait és kialakítsák a megoldási javaslatokat. Dénes a biztonság kedvéért még egyszer rákérdezett, hogy mindenki jól értette-e a feladatot, ezután pedig hagyta őket dolgozni.

A 30 perc elteltével meglepődve tapasztalta, hogy mindkét csapat egy sor hasznos gondolatot és megoldást talált, sőt, még nagy kedvük is lett a kigondoltak megvalósításához. Közben semmi harc, vita, vagy konfliktus.Mitől lett most ennyire más az értekezlet?

Mitől lett most ennyire más az értekezlet?

 A múlt hét 

Dénes megpróbálkozott a brain storminggal, de nem sikerült neki.

Akkor lesz sikeres a brain storming, ha a következő szabályokat betartod, mert ha nem, akkor csak időpocsékolás lesz. Néhány szabály:

- a kérdés legyen konkrét (ha felsorolással tudnak rá válaszolni, akkor valószínűleg konkrét)

- adj felkészülési időt, hogy az ötleteiket kigondolhassák (akár 1 perc is sokkal jobb ötleteket hozhat)

- egy kolléga egy körben csak egy ötletet mondjon (ez mindenkit aktívabbá tesz)

- kerüld el ne engedd az értékelést, a kritikát, és a magyarázatot (ezek csökkentik a kreativitást és megtörik a ritmust)

- gondoskodj róla, hogy kollégáid lássák a felírt ötleteket ez is fokozza a kreativitást és könnyebb lesz vele később dolgozni) 

Az eheti történet 

Fenti javaslatokat megfogadva a Dénes egy sor jó ötletet összegyújtott, és úgy döntött, hogy kiválasztja a csapattal ezek közül, melyik növeli majd a legjobban az értékesítést. Most, hogy van néhány jól használható ötlete a múlt hétről, azt gondolta, hogy szavazzanak. Felírja az ötleteket a flip chartra, és jelzi, hogy nem lenne fair főnökként szavaznia. A csapat úgy dönt, hogy a demokrácia sokkal jobb az eredménytelen vitánál, és elkezdenek gondolkodni.

Laura a leggyorsabb és a 3.sz. javaslatra szavaz, Dávid egyetért. Kata és Péter az 5.sz. javaslatot tartják jó megoldásnak. Dóra egy kis gondolkodás után gúnyos grimasszal Laurára néz, majd az 5.sz. javaslatra szavaz.

Laura dühösen, és a kezével hevesen hadonászva magyarázni kezd azokról az idiótákról, akik nem a Facebookot választották. Kata felveszi a kesztyűt, és Laurának tudomására hozza, hogy hová menjen a hülye Facebookjával. Dénes tanácstalanul figyeli az eseményeket

Most miért siklottak félre a dolgok? 

 Pár sorral lejjebb folytatom a történetet, de először nézzük, mit szúrt el a múltkor Dénes!

Nem tervezte meg a munkát:

-          készíts forgatókönyvet, hogy milyen lépésekkel éred el a célod!

-          Moderáld az értekezletet!

-          Dénes megengedte, hogy valamelyik munkatársa uralja a terepet, hogy félbeszakítsák egymást, egymással vitatkozva;

-          ha adott volna felkészülési és meghatározott hozzászólási időt, gyorsan végezhettek volna.

Így az örökkévalóságig eltart a dolog!

Ennek ellenére úgy döntött, hogy folytatja, ezúttal a Brainstorming módszerét választva.

 Az e heti értekezlet

„Ma brainstormingot csinálunk arról” – a kollégák zúgolódása ellenére Dénes rendíthetetlenül folytatja – „, hogyan tudunk kimászni ebből a slamasztikából.”

Dávid a beszerzésről szorgalmasan jegyzeteli magának az ötleteket, Laura azt magyarázza, hogy a megoldás kulcsa a virtuális marketing, és hogy nem érti miért nem történt semmi a múlt heti meeting óta; Dóra magában füstölög.

 Dénes felszólítására a kollégák az ötleteiket magyarázzák, Dénes pedig lejegyzeteli azokat a füzetébe. A jó és rossz ötletek között néhány izgalmas is akad:

- rúgjuk ki Laurát

- Facebook

- Kevesebb értekezlet: hatékonyabb munkavégzés

 Az előzményekhez olvasd el a múltkori bejegyzést!

 Hétfő reggel van és szakad az eső.

Dénes, az ügyvezető igazgató, mérges. Nagyon mérges. Az értékesítés és a piaci részesedés is csökken. Most már tennie kell valamit azért, hogy végre másképp legyen! Valaki ma jól megkapja a magáét!

 Összehív hát gyorsan egy értekezletet...

 Péter, az értékesítési vezető a biztonság kedvéért hoz magával pár kollégát, akik nem kaptak meghívót. A marketinges Laura nem tud jönni, de elküldi titkárnőjét, hogy jegyzeteljen. Dóra a pénzügyről zárja a kört.

Dénes, öklével az asztalra csapva “elmagyarázza a problémát” és közli a csapattal: ha valami nem történik az ügyben, fejek fognak hullani. Péter érzi, hogy veszély van, így gyorsan nekilát a dolgok elsimításának. A következő hat hónapra vonatkozó piackutatási adatokat és értékesítési előrejelzéseket sorol hosszasan. A marketinges titkárnője, egyre feszültebben, magyarázni kezd a tervezett promóciókról és az azoktól elvárható nagyszerű eredményekről.

A csoport többi tagja is ideges, de nincs semmi ötletük, mit kéne tenni. Pár óra elteltével azért mégis mindenki egyetért, hogy jó irányba haladnak, csak meg kellene „duplázni az erőfeszítéseket”.

Mi következik ezután?

Semmi. A jövő hónapban is esni fog. Dénes majd picit erőteljesebben üti az asztalt és lehet, hogy valóban lehullik majd néhány fej.

Amikor értekezletről van szó, Dénes mintha összekötné a kollégái lábát… Levezetés helyett.

Te miben látod a problémát?